Сегодняшние технологии позволяют создавать удобные ИТ-системы на основе веб-платформ, оснащенные контекстным поиском, визуальными эффектами, навигацией и другими инструментами, облегчающими пользователям восприятие информации. Одно из самых главных преиумуществ таких систем - невысокая стоимость, доступная бизнесу любого масштаба.

Данный проект реализован на базе популярной веб-платформы управления контентом (CMS), а значит помимо удобства, интерактивности и невысокой стоимости созданная ИТ-система позволяет пользователям работать даже с мобильных устройств: планшетных компьютеров и смартфонов.

Система построена по модульному принципу (каждый отдельный модуль может работать без других) и включает в себя следующие функциональные блоки (модули):

• Сотрудники,
• Организационные единицы,
• Бизнес-процессы,
• Стандарты,
• Задачи и цели,
• Проекты.

Ниже приведено краткое описание модулей системы.

1. «Сотрудники»

Этот блок позволяет:

• управлять контактной информацией о пользователях (телефон, мейл, дата рождения, организационная единица, фотография, адрес и многое другое),
• управлять правами пользователей в системе и ограничивать возможность просмотра/исправления/создания каких-то определенных документов или разделов информационной системы,
• также в карточке сотрудника автоматически аккумулируется вся информация об инструкциях, которые по штату полагается исполнять данному сотруднику, цели и задачи, поставленные ему руководителем.

2. «Организационные единицы»

Блок позволяет отображать и управлять следующей информацией:

• список сотрудников, в каждой организационной единице,
• перечень внутренних регламентирующих документов, относящихся к каждой единице,
• цели подразделения,
• полноценное штатное расписание компании.

3. «Бизнес-процессы»

В этом разделе хранятся всевозможные внутренние регламентные документы, инструкции, схемы документооборота, карты процессов и VSM.

Возможности системы позволяют организовать выдачу пользователям хранящихся документов в наиболее удобном и интерактивном виде, в том числе в виде выборок по ответственным, подразделениям, видам документов, областям бизнес-процессов (см. в главе «Интерактивность»).

4. «Стандарты»

Хранилище общекорпоративных внутренних и внешних нормативных документов, регулирующих деятельность компании. Для упрощения взаимодействия пользователя с документами также широко используются интерактивные возможности системы.

5. «Задачи и цели»

В этом разделе системы руководители компании могут ставить цели для подразделений и задачи для отдельных исполнителей, а затем отслеживать по ним исполнение и обратную связь. Система ограничивает доступ и видимость задач только для выбранных пользователей, напоминает на эл. почту и в отдельном информационном окне о появлении новых поручений или наступлении срока исполнения. Также, по факту выполнения задач система автоматически рассчитывает оценку исполнительской дисциплины (к которой, например, можно привязать уровень денежной мотивации сотрудников).

6. «Проекты»

В этом разделе можно вести полноценную базу знаний по проектам компании. Система позволяет хранить не только описательную текстовую часть, но и файлы с любыми расширениями, в том числе сканированные копии документов в , jpg и других форматах. По каждому проекту можно вести интерактивное обсуждение и хранить комментарии различных пользователей. Информация индексируется и легко доступна во внутренней системе контекстного поиска.

Интерактивность системы

Самое больше преимущество системы в том, что ее очень легко оформить любым из способов, который привычен или удобен пользователям. В том числе: использовать корпоративные цвета и символику в оформлении, расположить управляющие меню в любом месте и в любом количестве, применить любую тему в дизайне. Информацию в такой информационной системе можно компоновать и выводить пользователю в любом удобном виде. На иллюстрации внизу пример «карты описаний и инструкций к процессам», где все нормативные документы удобно разложены и визуализированы по каждому пользователю, виду документа и информационной системе, к которой они относятся.

Интерактивная "карта" описаний и инструкций к процессам